Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG, revidiert seit 1. September 2023) ist:

Nerox Holding GmbH
Sinserstrasse 67
6330 Cham
Schweiz
E-Mail: hallo@briefkasten24.com

2. Geltungsbereich und Rechtsgrundlagen

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website briefkasten24.com und für den Dienst briefkasten24 im Portal unter portal.briefkasten24.com. briefkasten24 richtet sich ausschließlich an Gewerbetreibende. Personenbezogene Daten fallen trotzdem an, etwa von Mitarbeitenden unserer Kunden oder von Personen, die in hochgeladenen Briefen genannt werden.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Verarbeitung auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen, z. B. Registrierung, Bereitstellung des Dienstes, Abrechnung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: gesetzliche Pflichten, z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigte Interessen, z. B. sicherer und stabiler Betrieb der Website, Beantwortung von Anfragen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, soweit wir dich ausdrücklich darum bitten.

Nach dem Schweizer DSG bearbeiten wir Personendaten nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Verhältnismäßigkeit, Zweckbindung und Transparenz (Art. 6 DSG).

3. Besuch dieser Website

Hosting bei Vercel

Diese Website wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA gehostet. Beim Aufruf der Website verarbeitet Vercel technisch notwendige Daten in Server-Logs, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite bzw. Datei, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem (User-Agent). Diese Daten sind erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Vercel verarbeitet diese Daten als unser Auftragsverarbeiter.

Vercel ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework und dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: vercel.com/legal/privacy-notice.

Keine Cookies, kein Tracking

Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Dienste. Es werden keine Daten im Speicher deines Browsers (z. B. Local Storage) abgelegt.

Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten (Newsreader, Source Sans 3) sind lokal auf unserem Server eingebunden. Beim Besuch der Website werden keine Schriftarten von Servern von Google oder anderen Drittanbietern geladen; es findet dabei keine Verbindung zu Google statt.

Links zum Portal

Über die Schaltflächen „Anmelden“, „Loslegen“ oder „Kostenlos testen“ gelangst du zum Portal unter portal.briefkasten24.com. Erst dort werden Daten für Registrierung und Nutzung verarbeitet (siehe Abschnitt 5).

4. Kontakt per E-Mail

Wenn du uns an hallo@briefkasten24.com schreibst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen und den Inhalt deiner Nachricht, um deine Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Der Link auf der Website öffnet lediglich dein eigenes E-Mail-Programm; die Website selbst überträgt dabei keine Daten.

5. Nutzung von briefkasten24 (Portal)

Registrierung und Konto

Für die Nutzung von briefkasten24 legst du im Portal ein Konto an. Dabei verarbeiten wir die bei der Registrierung angegebenen Daten sowie Daten zur Nutzung des Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Speicherung im Portal

Das Portal und deine hochgeladenen Dokumente liegen auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, im Rechenzentrum Falkenstein in Deutschland (Server und Storage Box). Hetzner ist unser Auftragsverarbeiter.

Anmeldung per Passkey

Die Anmeldung erfolgt per Passkey. Dabei wird auf deinem Gerät ein Schlüsselpaar erzeugt; bei uns wird nur der öffentliche Schlüssel gespeichert. Biometrische Merkmale wie Fingerabdruck oder Gesichtserkennung, mit denen du den Passkey auf deinem Gerät freigibst, verlassen dein Gerät nicht und werden von uns nicht verarbeitet.

Hochgeladene Briefe und KI-Verarbeitung

Du lädst gescannte Briefe in das Portal hoch. Diese Dokumente können personenbezogene Daten enthalten, z. B. Namen und Anschriften von Absendern und Empfängern, Vertrags-, Rechnungs- oder Kontodaten. Wir verarbeiten die Dokumente, um dir die Funktionen von briefkasten24 bereitzustellen:

• Texterkennung und Zuordnung des Briefs zur richtigen Firma bzw. zu „Privat“,
• Verschlagwortung (Tags) und kurze Zusammenfassung,
• Erkennung von Fristen und Duplikaten,
• Suche und Beantwortung von Fragen an deine Ablage („Frag deine Ablage“).

Für die KI-Analyse nutzen wir die Gemini API von Google. Vertragspartner und Auftragsverarbeiter ist Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Die Dokumentinhalte und deine Fragen werden hierfür an Google übermittelt und dort im Auftrag verarbeitet; Grundlage sind Googles Auftragsverarbeitungsbedingungen „Data Processing Addendum for Products Where Google is a Data Processor“. Daten können dabei auch durch die Google LLC, USA, verarbeitet werden (siehe Abschnitt 7).

Wir nutzen die Gemini API als kostenpflichtigen Dienst. Nach den Gemini API Additional Terms of Service verwendet Google bei kostenpflichtigen Diensten die übermittelten Inhalte (z. B. Dokumente und Fragen) und die Antworten nicht zur Verbesserung seiner Produkte. Google protokolliert sie für einen begrenzten Zeitraum ausschließlich, um Verstöße gegen seine Nutzungsrichtlinie zu erkennen und zu verhindern, sowie für gesetzlich vorgeschriebene Offenlegungen.

Soweit wir die Inhalte deiner Dokumente in deinem Auftrag verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, Art. 9 DSG). Die Einzelheiten regelt unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

E-Mails aus dem Portal

Transaktions-E-Mails des Portals, etwa zur Registrierung oder zu deinem Konto, versenden wir über Resend, einen Dienst der Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Dabei werden insbesondere deine E-Mail-Adresse und der Inhalt der E-Mail verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Der Versand erfolgt über die EU-Region von Resend (eu-west-1). Resend ist unser Auftragsverarbeiter; zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 7.

Zahlungen über Stripe

Zahlungen für das Grundpaket, Zusatzspeicher und KI-Guthaben wickeln wir über Stripe direkt im Portal ab. Vertragspartner ist Stripe Payments Europe, Limited, One Wilton Park, Wilton Place, Dublin 2, D02 FX04, Irland. Dabei werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse und Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) an Stripe übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kartendaten gibst du direkt bei Stripe ein; wir selbst speichern keine vollständigen Kartendaten. Stripe verarbeitet Daten teilweise auch als eigener Verantwortlicher, z. B. zur Betrugsprävention und zur Erfüllung regulatorischer Pflichten. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

Keine automatisierten Einzelentscheidungen

Die KI-Ergebnisse dienen der Ordnung deiner Post. Es finden keine automatisierten Einzelentscheidungen statt, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO, Art. 21 DSG).

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Empfänger sind insbesondere:

• Vercel Inc., USA – Hosting der Website,
• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – Server und Speicher für Portal und Dokumente (Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland), als Auftragsverarbeiter,
• Resend (Plus Five Five, Inc.), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA – Versand der Transaktions-E-Mails (EU-Region), als Auftragsverarbeiter,
• Stripe Payments Europe, Limited, Irland – Zahlungsabwicklung,
• Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland (Gemini API) – KI-Analyse der Dokumente und Beantwortung von Fragen an deine Ablage, als Auftragsverarbeiter.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

7. Übermittlung in Drittländer

Wir haben unseren Sitz in der Schweiz. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission; umgekehrt gelten die Staaten der EU/des EWR nach Schweizer Recht als Staaten mit angemessenem Datenschutz. Das Portal und deine Dokumente speichern wir bei Hetzner in Deutschland.

Vercel hat seinen Sitz in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf die Zertifizierung von Vercel unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO, Art. 16 Abs. 1 DSG) sowie ergänzend auf Standardvertragsklauseln. Google Cloud EMEA Limited hat ihren Sitz in Irland (EU). Soweit Daten dabei an die Google LLC in den USA oder an weitere Standorte von Google übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung auf die Zertifizierung der Google LLC unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework und dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO, Art. 16 Abs. 1 DSG) sowie, soweit diese nicht greifen, auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG) nach Googles Datenverarbeitungsbedingungen.

Resend (Plus Five Five, Inc.) hat seinen Sitz in den USA. Die E-Mails werden über die EU-Region von Resend versendet; ein Zugriff aus den USA ist dennoch möglich. Für Übermittlungen aus der EU stützen wir uns auf die Zertifizierung von Resend unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework ist Resend nicht zertifiziert; für Übermittlungen aus der Schweiz und ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission aus Resends Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG).

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Hochgeladene Dokumente und Kontodaten: solange dies für die Erfüllung des Vertrags erforderlich ist bzw. bis du sie löschst.
• Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• E-Mail-Anfragen: solange dies für die Bearbeitung deiner Anfrage erforderlich ist, darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Server-Logs der Website: solange dies für die Auslieferung, Sicherheit und Stabilität der Website erforderlich ist.

9. Deine Rechte

Du hast im Rahmen des anwendbaren Rechts folgende Rechte:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO, Art. 25 DSG),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO, Art. 32 DSG),
• Löschung (Art. 17 DSGVO, Art. 32 DSG),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit bzw. Herausgabe (Art. 20 DSGVO, Art. 28 DSG),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO, Art. 30 DSG),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Schreib uns dafür einfach an hallo@briefkasten24.com. Soweit wir Dokumentinhalte als Auftragsverarbeiter für unsere Kunden verarbeiten, leiten wir Anfragen an den jeweiligen Kunden weiter.

10. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). In der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, zuständig.

11. Sicherheit und Änderungen

Die Übertragung zwischen deinem Browser und unserer Website erfolgt verschlüsselt (HTTPS/TLS). Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten zu schützen.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026